德档发〔2018〕2号

各乡镇，县级各部门、各企事业单位：

　　现将《德昌县机关档案工作制度》印发你们，请结合自身实际，认真贯彻执行。

　德昌县档案局

　　2018年4月25日

　德昌县机关档案工作制度

　　为进一步加强机关档案工作，规范档案资料的收集、整理、保管、保密、利用、统计、鉴定及电子文档管理，确保档案资料齐全、完整和安全，更好地服务我县经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》等法律法规规章和《中共德昌县委办公室德昌县人民政府办公室关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（德委办发〔2016〕22号），结合我县实际，制定本制度。

　　档案管理制度

　　一、机关档案工作实行一把手负总则，分管领导直接抓，办公室具体抓，各股（室）密切配合，档案室具体负责管理本单位档案的管理制度。

　　二、每年对全体干部职工进行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》等相关法律、法规、规范、标准的教育培训，增强全体职工的档案法制意识。

　　三、机关档案室配备档案人员1名（专职或兼职），各股（室）配备兼职档案员，协助配合，各司其责，共同做好档案工作。

　　四、实行集中统一管理制度。各股(室)形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案资料，应根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规定，及时将有关资料收集齐全完整交档案室统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　　五、建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用制度，定期向县国家综合档案馆移交档案。

　　六、做好档案保密工作，严格保守国家秘密，不发生丢失、泄密事故。

　　七、严格按照“八防”要求，做好档案的安全管理，确保档案绝对安全。

　　档案人员岗位责任制度

　　一、忠于职守，遵纪守法，努力提高政治业务素质。

　　二、认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》等相关法律、法规、规范、标准。

　　三、认真履行档案管理制度，提高业务技能，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等基础业务工作。

　　四、遵守《保密法》，做好档案的保密工作，严防丢失和泄密事件发生。

　　五、定期对档案进行安全检查，做好检查情况和温湿度记录，将库房温湿度控制在规定范围内，确保档案安全。

　　六、按要求和规定向县国家综合档案馆移交档案，并办理好交接手续。

　　档案收集制度

　　一、在本机关公务活动中形成的，记录和反映本机关工作情况，具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料（包括图表、簿册、声像材料、光盘等）均属收集归档范围。

　　二、档案室应定时收集并接收具有保存价值的上下级来文及本机关各股（室）移交的不同载体的文件材料。

　　三、接收、收集的文件材料必须齐全完整，能够准确反映各项工作活动的过程与结果。文件材料的格式符合国家有关规定，载体材料有利于长期保存。收集的文件材料应为原件。

　　四、各股（室）兼职档案人员应当在每季度第一个月底前将上一季度的档案材料（包括本部门常规工作中产生和承办的重要会议、重大活动中产生的各种载体的文件材料）收集齐全后交档案室统一归档保管。外出学习、开会、考察等活动中带回的文件材料，应在差旅费报销前移交档案室。

　　五、各股（室）移交文件材料时，应出具移交清单，一式两份，由档案室和移交股（室）人员双方清点核对后签字，各存一份备查。

　　档案整理制度

　　一、文书档案次年一季度集中整理归档，整理应符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求,著录应符合归档文件著录要求，属于永久、定期（30年）保管的应当挂接电子全文。归档文件目录一式二份，一份按各类文件顺序放置在档案盒内，另一份分保管期限装订成册，由档案室保存。

　　二、会计档案由财务室按要求整理完毕，保管一年后移交档案室。

　　三、基建档案由负责基建的股（室）在项目竣工验收后，3个月内整理、编目、造册，集中统一移交档案室。

　　四、设备档案由设备采购部门人员在设备到货后，由档案人员一起参加开箱验收，经登记、归档后再提供利用。

　　五、录音、录像、照片等档案由相关业务股（室）承办人员及时编写说明（时间、地点、内容、人物、摄影者、背景等）后向档案室移交归档。

　　档案保管制度

　　一、机关设置专用库房和柜架，集中保管本单位档案，做到档案库房与档案阅览、办公三室分开。

　　二、库房坚固，设有防虫、防鼠、防火、防盗、防高温、防潮、防光、防有害气体等设施设备，并保证空调、除湿机等设施设备正常运行。

　　三、保持库内清洁卫生，柜架排列整齐、美观，定时做好温湿度测记，库房内严禁吸烟，不得堆放与档案资料无关的用品。

　　四、每月两次定期检查档案安全保管情况，并做好详细记录，发现问题及时整改，对破损、褪变档案及时修补复制。

　　五、非档案室工作人员，未经许可不得进入档案库房。

　　六、声像档案管理按照《声像档案管理办法》的有关规定执行。

　　档案保密制度

　　一、机关工作人员应严格贯彻执行《保密法》和有关保密制度，增强保密观念，保证档案绝对安全。

　　二、未经许可，任何股（室）和个人不得对档案资料进行复制和拍照，更不得涂改、伪造、丢失或出卖档案资料，违者将严格按照《档案法》的有关规定从重处罚。

　　三、在保管、利用、移交和销毁档案工作中，应严格按照有关规定和程序办理，做到手续齐全完备。

　　四、不得将档案资料随意带离档案室，只能在查阅室进行阅览。更不得谈论和泄露档案中的秘密。

　　五、经常检查档案室的安全、保密设施，若有损坏或失效，应及时整改。档案人员离开档案室，应锁好门窗，切断电源，确保档案安全、保密。

　　六、未经许可，无关人员不得随意进入档案室。

　　七、做好节假日和汛期档案的安全保卫工作。

　　档案利用制度

　　一、机关档案室保管的档案，原则上只提供本机关工作人员利用。

　　二、各股（室）工作人员可查阅与本人业务工作相关的档案，调阅其他档案，需经分管领导同意。

　　三、查阅党组织、人事、会议记录、抄录机密数字等内容，均由股（室）负责人写明查阅内容、原因、经分管领导同意，方可查阅。

　　四、查阅会计档案，须经分管领导批准，并由财务人员会同档案人员共同进行。

　　五、进入档案室的文件资料原则上不得借出，只能在档案室查阅。确因工作需要借出或复制、摘抄，须经分管领导签字同意。密级文件材料按照相关规定严格管理。

　　六、利用档案均应按规定办理利用手续，并填写《借阅档案登记簿》，利用结束填写《利用效果登记》。

　　七、利用档案人员应保证借阅的档案资料完整、安全，严禁涂改、画圈、剪裁、拆散、抽取档案资料等。

　　八、借出归还的档案，必须逐卷检查，发现问题立即报告和处理。

　　九、档案室应编制配套的检索工具和各种参考资料，以便于查找利用，提高档案利用效率。

　　档案鉴定销毁制度

　　一、成立由单位分管领导、办公室主任、档案人员组成的档案鉴定小组，定期进行档案鉴定工作。必要时可吸收相关业务股（室）人员参加。

　　二、档案人员依据本单位档案归档范围和保管期限表，定期对保存期满的室藏档案进行造册，提供给档案鉴定小组进行鉴定。

　　三、经档案鉴定小组鉴定同意后，对以达到保管期限的、无保存价值的档案按规定可以进行销毁。

　　四、销毁档案必须按《档案法》规定严格执行，并按保密要求规范操作。造好销毁清册，经领导批准，监销人到场，方能在指定场所实施销毁。

　　五、档案销毁清册永久保存。

　　档案统计制度

　　一、档案室应建立各类档案统计台账，包括收进、移出、保管、利用、编研、销毁等情况统计台账。

　　二、档案管理人员要对各类统计台账及时登记和统计，并做到账实相符。

　　三、档案管理人员应对所管理档案进行分析研究。从统计分析中总结经验教训，以便进一步提高科学管理水平。

　　四、档案管理人员应按时向县档案局和分管领导报送统计数据。

　　资料收集制度

　　一、档案室应在收集管理好各类档案的同时，做好资料的收集工作。资料室集中统一保管机关各类书籍、资料，具体收集范围如下：

　　1.各类文件汇编；

　　2.各类统计资料；

　　3.各类与本单位业务有关的刊物；

　　4.未归档的照片、录音、录像片；

　　5.其它与本单位有关的资料

　　二、各类资料应本着便于管理和方便查询的原则分类管理，做到分类科学、排列整齐，并使之规范化。

　　重大活动档案登记制度

　　一、重大活动登记范围:

　　1.各级领导同志视察、考察、调查研究和指导工作等活动。

　　2.兄弟县市领导同志来本单位考察访问等活动。

　　3.单位领导同志参加有重要意义和较大影响的活动，赴外地研究、考察工作的活动。

　　4.举办重大政治、文化、经济、科技等活动。

　　二、凡参与重要活动的部门应及时通知档案室，并办理登记手续。

　　三、领导同志参加的有重要意义和较大影响的活动所形成的文件材料、照片、录像等各种载体的材料，随行的人员负责收集。

　　四、领导同志重要活动的文件材料、照片、录像等档案资料的整理、立卷工作，由有关部门负责。

　　五、重大活动形成的文件材料、照片、录像等资料，在活动结束两个月内，送交档案室归档保存，任何单位和个人不得据为己有。

　　六、档案室对各股（室）重大活动形成的档案材料实行集中统一管理，并进行业务监督。

　　电子文档管理制度

　　为了加强机关电子文档的管理，保障电子文件的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理办法》、《四川省公文网上交换管理暂行办法》、《四川省电子文件归档与管理暂行规定》，结合本机关的实际情况，特制定本制度。

　　一、电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

　　二、档案室配备与业务股（室）相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

　　三、电子文件采用物理归档方式，基本要求是：

　　1.归档电子文件应放置在专用消磁柜中。

　　2.归档电子文件存储的载体如光盘、磁盘等介质，应注明是否已经做检毒和清毒处理。

　　3.电子文件按“保管期限-年度”或“年度-保管期限”分类。

　　4.归档电子文件经分类排列后，应按《档案著录规则》著录标引，并编制机读目录和档号；其著录项目为：序号、全宗名称、题名、责任者、文号、存入日期及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境。

　　5.电子文件的形成股（室）按规定将办理完毕应归档的电子文件向档案室移交。移交前，各承办股（室）应检查电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备。

　　6.接收入库的归档电子文件，每两年要抽查一次，抽查率不低于40%，发现问题要及时补救。

　　7.每年应将归档电子文件备份拷贝成光盘保存。一式二套，一套封存保管，一套提供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

　　8.归档电子文件提供利用要注意以下事项：

　　（1）封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用归档电子文件的复制件。

　　（2）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

　　（3）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

        9.销毁归档电子文件，需经分管领导批准，有关业务股（室）和档案鉴定小组审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。